راحلهدر دههٔ گذشته، همایشها و کنفرانسهای علمی، فرهنگی و تخصصی، صرفاً بهعنوان فضاهای حضوری برای تبادل دانش و شبکهسازی شناخته میشدند. اما وقوع جهانیشدن فناوریهای ارتباطی و بهویژه تسارع ناگهانی دیجیتالیسازی پس از بحران سلامت جهانی، دریچهای جدید به روی همه گشود یعنی دوران همایشهای ترکیبی (Hybrid Events). این مدل، دیگر یک گزینهٔ جایگزین نیست؛ بلکه بهعنوان الگویی پایدار، عادلانه و هوشمند در حال تثبیت شدن در سیاستهای بینالمللی و رویدادهای علمی است.
حالا بیایید در این مورد صحبت کنیم که همایش های ترکیبی چیست؟
یک همایش ترکیبی (Hybrid Conference)، رویدادی است که بهطور همزمان در دو حالت برگزار میشود:
- حضوری (In-person): در یک مکان فیزیکی (سالن، دانشگاه، مرکز کنگره و …)
- مجازی (Virtual): از طریق پلتفرمهای تعاملی (مانند Zoom Webinar، Hopin، Microsoft Teams یا سکوهای تخصصی مانند Whova یا PheedLoop)
اما تفاوت اصلی یک همایش «ترکیبیِ واقعی» با «حضوریِ ضبطشده»، طراحی هدفمند برای تعامل دوطرفه است، نه صرفاً پخش زنده.
شاید برای شما این سوال پیش بیایید که چرا همایشهای ترکیبی، آینده را از آن خود کرده اند؟
برای پاسخ به این سوال باید موارد زیادی را بررسی کنیم. برای درک بهتر شما آنها را دسته بندی کرده ایم:
۱. دسترسی جهانی و عدالت علمی (Global Accessibility & Equity)
برای شرکت پژوهشگران در این نوع همایش ها دیگر هیچ محدودیتی و نگرانی وجود ندارد. هیچ پژوهشگری نگران محدودیت های ویزا و یا هزینه های سرسام آور شرکت در کنفرانس ها نیست. همه می توانند حتی از نقاط دورافتاده، کشورهای با محدودیت ویزا، یا دانشمندان زن با محدودیتهای تحرک (بهویژه در مناطقی که سفر بینالمللی پرهزینه یا غیرممکن است) بدون هزینههای سفر و اقامت، در کنفرانسهایی با حضور اساتید بینالمللی شرکت کنند. برای مثال یک پژوهشگر ایرانی در زمینهٔ فیزیک هستهای، میتواند از شیراز بهصورت آنلاین در کنفرانسی در سوئیس شرکت کند و حتی در جلسات پرسشوپاسخ، سؤال مستقیم بپرسد.
۲. افزایش تعامل و مشارکت (Enhanced Engagement)
امروزه با وجود پلتفرمهای ترکیبی و پیشرفت هر روزه آنها امکان استفاده از ابزارهای تعاملی بهتر و بیشتر فراهم شده است. این پلتفرم ها امکان چت زنده و پرسشهای ناشناس، نظرسنجیهای لحظهای، شبکهسازی مبتنی بر هوش مصنوعی (AI-powered matchmaking)، فضاهای «اتاقهای جانبی دیجیتال» (Virtual Lounges) برای گفتوگوهای تخصصی را فراهم کرده اند. این امکانات، حتی از برخی همایشهای صرفاً حضوری که در آنها اغلب تنها سخنرانان اصلی فرصت صحبت دارند، فراتر میرود.
۳. کاهش هزینه و اثرات زیستمحیطی (Cost & Sustainability)
برگزاری یک همایش ترکیبی میتواند ۳۰ الی۴۰٪ در هزینههای کل از جمله سفر، اقامت، چاپ، فضای فیزیکی و … صرفهجویی کند. همچنین، کاهش سفرهای هوایی، مستقیماً به اهداف کربنخنثایی (Carbon Neutrality) در رویدادهای آکادمیک کمک میکند. امری که انجمنهای بینالمللی (مانند IEEE و IOP) اکنون بهآن تأکید ویژه دارند.
۴. ثبت و بازیابی دانش (Knowledge Archiving)
ضبط تمامی جلسات و ذخیرهسازی آنها در یک پلتفرم امن، امکان بازیابی محتوا را برای شرکتکنندگان و حتی غیرشرکتکنندگان با اشتراک ویژه فراهم میکند. این ویژگی، ماندگاری علمی همایش را چندبرابر میکند. بهطوری که یک کنفرانس، تنها یک «رویداد علمی ۳ روزه» نیست، بلکه به یک منبع آموزشی دائمی تبدیل میشود.
چالشهای طراحی یک همایش ترکیبی موفق
طراحی یک همایش ترکیبی موفق با چالش هایی روبرو است. در برگزاری یک همایش ترکیبی باید تعادلی بین بخش حضوری و غیر حضوری برقرار شود. اگر طراحی همایش طوری باشد که شرکت کنندگان حس کنند همایش بهنفع شرکت کنندگان حضوری است، شرکتکنندگان آنلاین «تماشاگر منفعل» میشوند و همایش کارآیی خوبی برای بخش غیرحضوری ندارد. برای طراحی یک تجربهٔ یکپارچه (Unified Experience) باید از سیستمهای تعاملی دوطرفه (مانند اپلیکیشنهای رویدادی که هم در فضای فیزیکی نصب میشود، هم در موبایل افراد آنلاین و تخصیص زمان برابر برای پرسشهای آنلاین و حضوری استفاده کرد. برای برگزاری همایش های ترکیبی به تجهیزات صوت/تصویر حرفهای، اینترنت پایدار، و تیم فنی آموزشدیده نیاز است که همه این امکانات با شرکت همایش پلاس فراهم خواهد شد. و در نهایت نحوهٔ اشتراکگذاری فیلم های ضبط شده و مقالات ارائهشده باید از پیش مشخص شود.
مثالهای موفق جهانی
در جهان کنفرانس های موفق بسیاری با این شیوه اجرا شده است. یکی از بزرگترین کنفرانسهای هوش مصنوعی، با حضور بیش از ۲۰ هزار نفر — ۶۰٪ آنلاین، ۴۰٪ حضوری — و سامانهٔ تعاملی مبتنی بر هوش مصنوعی برای جفتسازی پژوهشگران همایش NeurIPS 2023 بوده است. همچنین همایش IAEA International Conference on Nuclear Physics (2024) با مشارکت پژوهشگران ایرانی (از راه دور)، و پخش همزمان با زیرنویس چندزبانه برگزار شد.
بنابراین می توان گفت همایش های ترکیبی پُز نیست (سبک زندگی یه)! در دنیایی که دانش با سرعت نور در حال گردش است، سد کردن جغرافیا، زبان یا بودجه، دیگر توجیهی ندارد. همایشهای ترکیبی، با قدرت فناوری و رویکردی انسانمحور، پلی میان امروز و فردا میسازند: جایی که یک دانشمند جوان در شیراز، همزمان با یک استاد دانشگاه روسیه، دربارهٔ کاربردهای هستهای در پزشکی کلیه گفتوگو میکند بدون اینکه نیازی به خروج از مرزهای کشورش را داشته باشد. همایشهای آینده، نه «فقط حضوری» و نه «فقط مجازی» خواهند بود بلکه هوشمندانه خواهند بود.