در اینجا میخواهیم یک راهنمای جامع و کاربردی برای یافتن اسپانسر مناسب برای همایش ارائه دکنیم. این فرآیند شامل چند مرحله استراتژیک است که باید با دقت و برنامه‌ریزی انجام شود تا فرصت‌های اسپانسرشیپ مؤثر، پایدار و متقابل‌المنفعت شناسایی و جذب شوند. 

در ابتدا باید اهداف خود را مشخص کنید و نیارهای همایش را مشخص کنید. برای این کار به سوالات زیر پاسخ دهید:

• هدف اصلی همایش چیست؟ مشخص کنید که همایش شما یک همایش علمی، فرهنگی، صنعتی، آموزشی و یا اجتماعی است.
• مخاطبان هدف چه کسانی هستند؟ مخاطبان هدف همایش شما از بین دانشجویان، متخصصان، شرکت‌ها و یا عموم مردم هستند.
• چه منابعی نیاز است؟ برای برگزاری همایش به چه منابع مالی، لجستیکی، تبلیغاتی و یا تجهیزاتی نیاز دارید.
• چه مزایایی برای اسپانسر در نظر گرفته می‌شود؟ مشخص کنید که چه مزایایی از قبیل برندینگ، دسترسی به شبکه تماس، PR، دسترسی به داده مخاطبان برای اسپانسرها درنظر گرفته اید.

۲. طبقه‌بندی اسپانسرها

اسپانسرهای خود را طبقه بندی کنید، برای مثال می توانید اسپانسرها را در چند گروه اصلی طبقه بندی کنید:

 ۳. شناسایی اسپانسرهای بالقوه

برای شناسایی اسپانسرهای بالقوه ابتدا همایش های مشابه را بررسی کنید.

1- مشخص کنید که چه کسانی در همایش های قبلی شرکت کرده اند و یا رقیب اسپانسرها بوده اند. 

2- می توانید از ارتباطات حرفه‌ای، اعضای کمیته علمی، داوران و سخنرانان کمک بگیرید.

3- بر اساس موضوع همایش، فهرستی از شرکت‌ها،سازمان‌های مرتبط تهیه کنید.

4- از بنیادهای غیر انتفاعی و علمی مانند بنیاد ملی نخبگان، مرکز تحقیقات علوم پزشکی، سازمان انرژی اتمی (برای همایش‌های فیزیک هسته‌ای) و … کمک بگیرید و به آنها پیشنهاد بدهید.

یک بسته جذاب و حرفه‌ای تهیه کنید، این بسته باید شامل موارد زیر باشد:

 ۵. ارتباط‌گیری و مذاکره

1- پیام اولیه شخصی‌سازی‌شده

از پیام های شخصی سازی شده استفاده کنید. بهتر است این پیام ها خطاب مستقیم به فرد مسئول ترجیحاً رئیس روابط عمومی یا برنامه‌های اجتماعی شرکت باشد. در این پیام به نقاط مشترک مثلاً «همایش پارسال شما در زمینه انرژی پاک ما را الهام بخشید» و … اشاره کنید.

2- جلسه آنلاین/حضوری

در جلسه آنلاین یا حضوری در ۱۰ دقیقه اول به معرفی همایش بپردازید. ۱۰ دقیقه بعد در مورد درک نیازهای اسپانسر صحبت کنید. در۱۰ دقیقه پایانی پیشنهاد سطح مناسب و فضای مذاکره را بدهید.

3-ارائه پیش‌فرض و فضای سفارشی

یک بسته پیشنهادی به اسپانسر مورد نظر خود ارائه دهید. سعی کنید بسته پیشنهادی انعطاف پذیر باشد و قابلیت تغییر را داشته باشد تا اسپانسر بتواند با توجه به نیازهای خود بسته را تغییر دهید. این مورد باعث جلب اعتماد بیشتر اسپانسر می شود.

4-پیگیری (Follow-up)

پس از ۳الی ۵ روز بعد از مذاکره، یک پیام محترمانه برای پیگیری ارسال کنید.

۶. پایش و ارزیابی

پس از جلب نظر اسپانسرها و عقد قرارداد، تعهدات دو طرف را مستند کنید. مشخص کنید که په چیزی و در چه زمانی داده می شود. برای اجرای تعهدات مانند وقت سخنرانی اسپانسر، لوگو اسپانسر در وبسایت، غرفه در محل برگزاری و … برنامه ریزی کنید. و در نهایت پس از همایش یک گزارشی از عملکرد مانند آمار حضور، میزان تعامل با غرفه یا استند، مخاطبان جدید و فیذبک مثبت، رسانه‌های پوشش‌دهنده (بریده‌های خبری، پست‌های اجتماعی) و … به اسپانسرها ارائه دهید. این کار باعث جلب اعتماد آنها و همکاری و حمایت مجدد اسپانسر در همایش های آتی خواهد شد.

خطاهای رایج که باید از آنها اجتناب کرد

در نهایت می توان گفت که جذب اسپانسر مناسب یک فرآیند استراتژیک است  نه یک اقدام تصادفی. موفقیت در این زمینه مستلزم درک عمیق از ارزش همایش، شناخت دقیق از نیازها و اهداف اسپانسر، ارائه پیشنهادی متقابل‌المنفه و قابل اندازه‌گیری و اجرای دقیق تعهدات و پایبندی به وعده‌ها است. 

با برنامه‌ریزی دقیق و رعایت اصول گفته شده، می‌توانید نه تنها اسپانسرهای مناسب را جذب کنید، بلکه روابط بلندمدت و موفقی با آن‌ها ایجاد نمایید.