برگزاری یک همایش موفق فراتر از تنظیم برنامه و دعوت از سخنرانان است؛ این فرآیند در واقع یک طراحی روان‌شناختی دقیق است که باید با درک عمیق از نحوه پردازش اطلاعات، چرخه توجه و نیازهای شناختی و عاطفی مخاطبان انجام شود. این مقاله به سه محور اصلی می‌پردازد:
۱. چگونه توجه مخاطب را در طول همایش حفظ کنیم؟
۲. بهترین زمان‌بندی برای ارائه‌های علمی و تعاملی
۳. طراحی فضای فیزیکی و بصری همایش و تأثیر آن بر حالت روانی و شناختی شرکت‌کنندگان

با تکیه بر یافته‌های روانشناسی شناختی، علوم اعصاب شناختی (Cognitive Neuroscience)، و طراحی محیطی (Environmental Psychology)، راهکارهایی عملی و مبتنی بر شواهد ارائه می‌شود که می‌تواند کیفیت تجربه همایش را به‌طور چشمگیری ارتقا دهد.

۱. حفظ توجه مخاطب: از تئوری توجه گسیل‌شونده تا طراحی تعاملی

چرخه توجه و محدودیت‌های شناختی

بر اساس مدل «منحنی توجه لکتور» (Lecture Attention Span Curve) معرفی‌شده توسط جان اِریکسون و همکاران (۲۰۰۷)، میانگین توجه پایدار در یک سخنرانی خشک، پس از ۱۰–۱۵ دقیقه به‌شدت کاهش می‌یابد. این کاهش به عواملی مانند خستگی شناختی (Cognitive Load)، کاهش دوپامین در سیستم پاداش مغز، عدم تنوع حسی و حرکتی باز می‌گردد.

 راهکارهای روان‌شناختی برای حفظ توجه

برای حفش توجه راهکارهای روانشناختی بسیاری وجود دارد در ادامه به چند مورد از مهمترین آنها می پردازیم:

• شکستن ریتم یکنواخت با «نقاط اوج شناختی» (Cognitive Peaks): هر ۹–۱۲ دقیقه یک تغییر بصری، داستان‌گویی، پرسش تعاملی، یا نمایش چندثانیه‌ای ویدئویی، سطح نورون‌های نورآدرنرژیک در ساقه مغز را افزایش می‌دهد و توجه را بازیابی می‌کند. بنابراین سعی کنید هر 10 دقیقه یک تغییری در روند سخنرانی خود به وجود آورید.
• استفاده از داستان‌گویی (Narrative Framing): مغز انسان به‌طور ذاتی داستان‌ها را بهتر به خاطر می‌آورد. تبدیل محتوای علمی به یک چارچوب داستانی (با قهرمان، تعارض، و راه‌حل) فعال‌سازی شبکه حالت پیش‌فرض (Default Mode Network) را تسهیل می‌کند. پس سعی کنید حتما از این مورد استفاده کنید.
• مشارکت فعال (Active Engagement): فعالیت‌های کوتاه مانند Poll زنده (از طریق اپلیکیشن)، کار گروهی ۳ دقیقه‌ای، یا تمرین «تفکر-همکاری-اشتراک» (Think-Pair-Share) اتصال بین قشر پیشانی و سیستم‌های حافظه را تقویت می‌کند. اگر از مشارکت فعال شرکت کنندگان استفاده کنید علاوه بر پویایی سخنرانی و ارائه خود می توانید تاثیر بهتری نیز بر شرکت کنندگان بگذارید.

بنابراین توصیه ما این است که سخنرانی ۴۵ دقیقه‌ای خود را به ۴ بخش ۱۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید، هر بخش با یک «اِنگِیجِر» (Engager) آغاز شود مثلا یک پرسش چالشی، یک استعاره قوی، یا یک آمار شوکه‌کننده تا توجه ها را به سمت شما جلب کند و از عدم توجه شرکت کنندگان جلوگیری کند.

۲. زمان‌بندی هوشمندانه: هماهنگی با ریتم‌های زیستی (Circadian & Ultradian Rhythms)

 تأثیر ریتم‌های بیولوژیکی بر عملکرد شناختی

ریتم شبانه‌روزییک چرخه بیولوژیکی تقریباً ۲۴ ساعته است که فرآیندهای فیزیولوژیکی، رفتاری و شناختی بدن را تنظیم می‌کند. این ریتم توسط یک «ساعت داخلی اصلی» (Master Clock) در هسته سُوپراکیاسماتیک (SCN) — بخشی از هیپوتالاموس در مغز — کنترل می‌شود. ساعت داخلی بدن همه افراد یکسان نیست. کرونو تایپ تعیین می‌کند که ساعت داخلی شما چقدر «جلو» یا «عقب» است

اگر شرکت‌کنندگان همایش شما عمدتاً جوان (دانشجو/پژوهشگر) باشند، احتمالاً سهم بالایی از میانی ها و بوم‌بوم‌ها وجود دارد. شروع همایش در ساعت ۸ صبح ممکن است برای یک‌سوم شرکت‌کنندگان در حالت زیستی «۵ صبح» باشد. یعنی مغز آن‌ها هنوز در حالت تعطیل است! اما راهکار چیست و چه باید کرد؟

بهتر است در نظرسنجی قبل از همایش، کرونو تایپ شرکت‌کنندگان را بپرسید. یا حداقل شروع رسمی همایش را به ۹:۳۰–۱۰:۰۰ صبح موکول کنید، و ساعت ۸:۳۰–۹:۳۰ را به فعالیت‌های غیرشناختی (ثبت‌نام، قهوه، موسیقی آرام، تعامل آزاد) اختصاص دهید. توجه داشته باشید که در افراد «لارک» یا صبح زده عملکرد شناختی معمولاً در ساعات ۱۰–۱۲ ظهر به اوج می‌رسد و پس از ناهار، یک افت طبیعی (Post-lunch Dip) رخ می‌دهد که می‌تواند تا ۲–۴ بعدازظهر ادامه یابد.

اما راهکار چیست؟ پیشنهاد ما این است که قبل از همایش (مثلاً ۲ هفته قبل)، از طریق یک نظرسنجی کوتاه (۵–۷ سؤال)، کرونو تایپ هر شرکت‌کننده را سنجیده شود.برای این کای می توانید از پرسشنامه Munich ChronoType Questionnaire (MCTQ) یا نسخه ساده‌شده آن که سه سوال زیر است استفاده کنید.

1- معمولاً چه ساعتی از خواب بیدار می‌شوید (در روزهای بدون شیفت/تعطیل)؟

الف) قبل از ۶:۳۰                   ب) ۶:۳۰–۷:۳۰                 ج) ۷:۳۰–۹:۰۰                   د) پس از ۹:۰۰

2- چه ساعتی دوست دارید بخوابید؟

الف) قبل از ۲۲:۰۰             ب) ۲۲:۰۰–۲۳:۳۰                 ج) ۲۳:۳۰–۱:۰۰                  د) پس از ۱:۰۰

3- در صبح‌های آزاد، چقدر پس از بیداری «کاملاً آماده فعالیت شناختی» هستید؟

الف) کمتر از ۳۰ دقیقه      ب) ۳۰–۶۰ دقیقه                    ج) ۱–۲ ساعت                     د) بیش از ۲ ساعت

۳. طراحی فضا: روانشناسی محیطی و تأثیر آن بر حالت ذهنی

۳.۱. اصول طراحی فضای شناختی (Cognitive Space Design)

محیط فیزیکی به‌طور مستقیم بر حالات احساسی، آمادگی شناختی و انگیزه اجتماعی تأثیر می‌گذارد. این تأثیر از طریق پردازش زیرآگاهی بصری (Subliminal Visual Processing)، فعالیت سیستم عصبی خودمختار (ANS) و تنظیم هورمون‌های استرس و آرامش (کورتیزول و اکسیتوسین) انجام می شود. برای طراحی هوشمند فضا، مولفه های کلیدی مانند نورپردازی، توجه به رنگ ها، طرح بندی فضا و صدا و … وجود دارد که در ادامه به بررسی آنها می پردازیم.

الف) نورپردازی: یکی از اصول مهم در طراحی فضا، توجه به نور است. نور طبیعی یا نور سفید گرم با شاخص رندرینگ رنگ بالا — CRI > 90، سطح سروتونین را افزایش داده و خستگی چشم را کاهش می‌دهد.بنابراین بهتر است از این نوع نورها استفاده شود. توجه کنید که نور فلورسنت سرد (آبی-سفید) که فرکانس‌های بالای ۴۸۰ نانومتری دارند باعث تحریک بیش‌ازحد سیستم نورآدرنرژیک می‌شود، پس بهتر است از این نورها اجتناب کنید.

ب) رنگ‌ها و روانشناسی رنگ: رنگ ها از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند پس باید به آنها به طور ویژه توجه کرد و از اصول روانشناسی رنگ ها استفاده نمود. برای مثال بر اساس مطالعات Ulrich, 1984 در «تئوری توجه بازیابی‌شونده» سبز ملایم (مثلاً #A8D8B9) باعث کاهش استرس، افزایش تمرکز پایدار می شود. آبی آسمانی (مثلاً #87CEEB) باعث تقویت تفکر تحلیلی و اعتماد می شود و برای فضاهای جلسه‌های تخصصی مناسب است. عنابی ملایم (مثلاً #C8A2C8) ترکیبی از خلاقیت (قرمز) و آرامش (آبی) است و برای فضاهای تعاملی و کارگاهی مناسب است. همچنین توجه داشته باشید که ترکیب رنگ‌ها باید متعادل باشد؛ غالب‌بودن یک رنگ شدید (مثلاً قرمز یا زرد تیره) باعث افزایش فشار خون و اضطراب زمینه‌ای می‌شود.

ج) طرح‌بندی فضا و حرکت بدن: در طراحی فضا سعی کنید از فضاهای قابل انعطاف استفاده کنید. منظور از قابل انعطاف این است که امکان تغییر چیدمان از سبک سخنرانی (Theater) به کارگروهی (Cluster) در کمتر از ۵ دقیقه وجود داشته باشد. این مورد انعطاف‌پذیری شناختی مخاطب را تقویت می‌کند. سعی کنید از مسیرهای حرکتی باز استفاده کنید و از حس انحصار جلوگیری کنید. افزایش احساس آزادی در مخاطب باعث کاهش سطح کورتیزول در بدن آنها می شود. در نهایت سعی کنید ار نهاصر طبیعت در طراحی فضا استفاده کنید. وجود گیاهان واقعی، الگوهای طبیعی (فرکتال‌ها)، یا صدای آرام آب، فعالیت قشر پیشانی را هماهنگ‌تر می‌کند.

د) صدا و آکوستیک: سطح صدای پس‌زمینه باید بین ۴۵–۵۵ دسی‌بل باشد (معادل است با صحبت یک نفر در فاصله ۱ متر). برای جلوگیری از خستگی شنوایی (Auditory Fatigue) شرکت کنندگان سعی کنید از جاذب های صوتی مانند پنل های پشم شیشه یا پارچه های ضخیم استفاده کنید.

در نهایت می توان گفت که یک همایش تنها زمانی است موفق است که بتواند ذهن مخاطب را درک کند و با «معماری ذهن» مخاطبان هماهنگ باشد. این هماهنگی یعنی درک اینکه توجه منبعی محدود است و باید با هوش طراحی شود،  ریتم‌های بیولوژیکی به‌جای مقاومت در برابر آنها احترام گذاشته شود و محیطی ساخته شود که نه تنها دانش را انتقال دهد، بلکه حالت روانی مناسب برای یادگیری، خلاقیت و ارتباط عمیق را فراهم آورد. توجه داشته باشید که  موفقیت یک همایش را نمی‌توان تنها با تعداد شرکت‌کنندگان سنجید، بلکه باید از روی میزان حضور ذهنی (Cognitive Presence)، عمق پردازش اطلاعات (Levels of Processing) و پایداری یادگیری پس از رویداد ارزیابی کرد.